Access-zu-WebApp-Upgrade: Legacy-Ablösung mit KI

Unsere Leistungen bei der Access-zu-WebApp-Migration

cube one verbindet GxP-Domänenwissen mit KI-gestützten Entwicklungswerkzeugen. Das ermöglicht eine strukturierte, risikoarme Migration, von der bestehenden Access-Applikation zur validierten GxP-WebApp.

übernimmt Code-Analyse & Strukturübersetzung

Part 11

Audit Trail, e-Signatur und Benutzerverwaltung nach 21 CFR Part 11

Web

mobil, browserbasiert, keine Client-Installation

Umfang klären?

Erstgespräch vereinbaren

Entwicklungs-Wegweiser

Welche Software-Ausgangslage haben Sie?

Wählen Sie die Ausgangslage für GxP-Softwareentwicklung oder Migration.

Individualsoftware mit SDLC

Anforderungen, Entwicklung und CSV in einem Team – von URS bis Validierungsbericht.

Projekt besprechen

Microsoft Access ist kein GxP-System. Dennoch werden in zahllosen regulierten Unternehmen kritische Prozesse darüber abgebildet: Abweichungserfassung, Change-Control-Tracking, Geräteverwaltung, Batch-Dokumentation. Was als kurzfristige Lösung begann, ist heute ein verwurzeltes Schatten-IT-Problem.

Referenz: Von Access zur Web App in unter 270 Stunden. Case Story lesen

Unser Vorgehen in GxP-Projekten: von Planung bis Freigabe – jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, das Sie in QA-Review und Audit vorlegen können. GxP-Beratung in fünf Schritten ansehen

MS Access in GxP-Prozessen: die typischen Findings

Kein Audit Trail

Access-Datenbanken bieten keine 21 CFR Part 11 konforme Audit-Trail-Funktionalität. Jede Änderung ist unkontrolliert überschreibbar.

Keine Zugriffskontrolle

Granulare Rollen und Berechtigungen fehlen. Wer Zugang zur Datei hat, hat Zugang zu allem: ein klares GxP-Compliance-Risiko.

Keine Mobilfähigkeit

Access läuft nur auf Windows-Desktops. Moderne Produktions- und Laborumgebungen brauchen Tablet- und Mobile-Zugriff.

Isoliert & integrationsfeindlich

Keine API-Schnittstellen zu ERP, LIMS oder QMS. Daten müssen manuell übertragen werden: fehleranfällig und zeitaufwändig.

Single Point of Failure

Oft weiß nur eine Person, wie die Datenbank wirklich funktioniert. Fällt diese Person aus, droht operativer Stillstand.

Audit-Risiko

FDA- und EMA-Inspektoren kennen Access-Datenbanken in GxP-Prozessen sehr gut, und stellen gezielte Fragen zur Validierung und Datensicherheit.

Warum die Ablösung bisher gescheut wurde

Die Risiken sind bekannt. Dennoch bleiben Access-Datenbanken in Betrieb, aus einem einfachen Grund: Die klassische Neuentwicklung einer GxP-WebApp kostet viel Geld und noch mehr Zeit. Anforderungsanalyse, Design, Entwicklung, GxP-Validierung: ein solches Projekt läuft schnell in den hohen fünfstelligen oder sechsstelligen Bereich und erstreckt sich über 12 bis 24 Monate.

Der Wendepunkt: KI unterstützt die Analyse, Übersetzung und Strukturierung der bestehenden Access-Applikation. Das kann Zeit- und Kostenaufwand gegenüber einer rein manuellen Neuentwicklung verringern. Das konkrete Potenzial hängt vom Anwendungsumfang, den Schnittstellen und den Validierungsanforderungen ab.

Was KI bei der Migration leistet

Automatische Code- und Datenstruktur-Analyse

KI analysiert die bestehende Access-Datenbank vollständig: Tabellen, Relationen, VBA-Makros, Formulare und Abfragen. Das Ergebnis ist eine strukturierte Dokumentation aller Funktionen: Grundlage für die Anforderungserhebung.

KI-gestützte Code-Übersetzung

VBA-Logik und Access-spezifische Funktionen werden KI-unterstützt in modernes Web-Backend-Code übersetzt. Komplexe Geschäftslogik wird erkannt, dokumentiert und portiert, ohne monatelange manuelle Recodierung.

Strukturierte Datenmigration

Bestehende Access-Datensätze werden in die neue Datenbankarchitektur migriert, mit Validierung der Datenintegrität, vollständiger Nachvollziehbarkeit und GxP-konformem Migrationsdokument.

Automatisch generierte Validierungsdokumentation

URS, Funktionsspezifikation und Testprotokolle werden mit KI-Unterstützung aus der Systemanalyse vorbereitet. Qualifiziertes Personal prüft und genehmigt die Inhalte; das Potenzial hängt von der Bestandsdokumentation und dem Validierungsumfang ab.

GxP-Compliance von Anfang an

Die neue WebApp wird von Grund auf GxP-konform gebaut: vollständiger Audit Trail, elektronische Signaturen (21 CFR Part 11), granulares Rollenkonzept, vollständige Rückverfolgbarkeit aller Datenänderungen.

Migrationsprozess: Schritt für Schritt

Kostenfreie KI-Potenzialanalyse

cube one analysiert Ihre Access-Applikation auf WebApp-Machbarkeit, Migrationsaufwand und Compliance-Risiken: unverbindlich und kostenlos. Sie erhalten eine fundierte Einschätzung, was eine Ablösung kostet und wann sie sich rentiert.

Anforderungsworkshop & Scoping

Gemeinsame Definition der Soll-Funktionalität der neuen WebApp, inklusive Erweiterungen gegenüber der Access-Version. Klärung von Schnittstellen, Benutzergruppen, GxP-Anforderungen und Validierungsumfang.

KI-gestützte Entwicklung der WebApp

Agile Entwicklung der neuen GxP-WebApp unter maximaler KI-Nutzung bei Code-Generierung, Testautomatisierung und Dokumentenerstellung. Regelmäßige Demo-Sessions sichern Transparenz und Richtung.

Datenmigration & Parallelnutzung

Migrierte historische Daten werden in der neuen WebApp geprüft und freigegeben. Optional: Parallelnutzung beider Systeme für einen definierten Übergangszeitraum, bis alle Nutzer migriert sind.

GxP-Validierung & Go-Live

Vollständige IQ/OQ/PQ-Validierung der neuen WebApp, QA-Review und formale Systemfreigabe. Schulung der Nutzer und Übergabe der Validierungsdokumentation. Abschaltung der Access-Datenbank.

Was die neue GxP-WebApp bietet

Vollständiger, manipulationssicherer Audit Trail für alle Datenänderungen
Elektronische Signaturen nach FDA 21 CFR Part 11 und EU-GMP Annex 11
Browserbasierter Zugriff, kein Client, kein VPN-Zwang, mobil nutzbar
Granulares Rollen- und Berechtigungskonzept
REST-API-Schnittstellen für ERP, LIMS, QMS
Revisionssichere Datenspeicherung ohne Löschrisiko
Automatische Benachrichtigungen und Workflows
Wartbar, dokumentiert und auditfähig, kein Know-how-Monopol mehr

FAQ: Access-zu-WebApp-Migration

Wie komplex kann eine zu migrierende Access-Datenbank sein?

cube one hat Erfahrung mit Access-Anwendungen jeder Komplexität, von einfachen Datenlisten bis hin zu umfangreichen Datenbanken mit dutzenden Tabellen, komplexer VBA-Logik und verflochtenen Formularen. Die KI-Potenzialanalyse zu Beginn gibt Ihnen eine klare Einschätzung über Machbarkeit und Aufwand für Ihre spezifische Anwendung.

Was passiert mit den historischen Daten in der Access-Datenbank?

Alle historischen Daten werden in die neue WebApp migriert. Die Datenmigration ist selbst ein GxP-validierter Prozess mit Herkunftsnachweis, Integritätsprüfung und Migrationsdokument. Die Daten sind in der neuen Anwendung vollständig verfügbar und suchbar, kein Datenverlust, keine Schatten-Archivierung.

Muss die bestehende Access-Lösung vorher validiert gewesen sein?

Nein. In der Praxis sind Access-Anwendungen in GxP-Umgebungen selten ordnungsgemäß validiert. cube one begleitet auch die retrospektive Dokumentation des Ist-Zustands und sorgt dafür, dass der Übergang zur neuen WebApp regulatorisch sauber dokumentiert ist, einschließlich einer Bewertung des bisherigen Compliance-Status.

Auf welcher Technologie basiert die neue WebApp?

cube one entwickelt auf bewährten, offenen Web-Technologien. Die Wahl des Tech-Stacks richtet sich nach Ihren Anforderungen an Hosting (On-Premise, Private Cloud, SaaS), Skalierbarkeit und Integration. Alle Lösungen sind langfristig wartbar, dokumentiert und frei von proprietären Lock-in-Architekturen.

Wie lange dauert das gesamte Migrationsprojekt?

Ein typisches Access-zu-WebApp-Projekt dauert 3 bis 6 Monate von der Potenzialanalyse bis zum validierten Go-live. Einfachere Anwendungen mit überschaubarer Datenstruktur können in 6 bis 10 Wochen abgeschlossen werden. Die KI-Unterstützung bei Code-Übersetzung und Validierungsdokumentation ist der entscheidende Zeitfaktor gegenüber klassischen Projekten ohne KI.